Jeśli rozważasz outsourcing usług, prawdopodobnie myślisz o odciążeniu siebie i swojego zespołu. W końcu przekazanie części obowiązków zewnętrznemu specjaliście brzmi jak idealne rozwiązanie, zwłaszcza kiedy firma rośnie albo zwyczajnie potrzebujesz więcej przestrzeni na rozwój. Jednak zanim podpiszesz umowę, zatrzymaj się na chwilę. To, co znajduje się w dokumencie, decyduje o tym, czy współpraca okaże się wygodą, czy źródłem nerwów i niekończących się rozmów o odpowiedzialności. Żeby outsourcing działał tak, jak powinien, musisz wiedzieć, jakie zapisy rzeczywiście zabezpieczają Twoją firmę. 

Outsourcing usług zapisy w umowie

Na co zwrócić uwagę już na starcie?

Umowa o outsourcing usług to nie tylko formalność, a fundament, który decyduje o bezpieczeństwie Twojego biznesu. Zanim złożysz podpis, upewnij się, że rozumiesz wszystkie zapisy i że odpowiadają one realnym potrzebom Twojej firmy. W praktyce najczęściej spotykam sytuację, w której przedsiębiorca chce szybko rozpocząć współpracę i traktuje umowę jak dodatek. Dopiero później okazuje się, że interpretacja pewnych fragmentów potrafi mocno rozjechać się z tym, co obie strony miały na myśli. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby dokument jasno opisywał zakres usług. Musisz dokładnie wiedzieć, czego możesz oczekiwać, w jakim czasie i na jakich zasadach. Im więcej wiesz, tym mniej miejsca zostaje na domysły. A domysły w outsourcingu potrafią boleśnie uderzyć w firmę. Dlatego zadbaj o to, aby pojawiło się precyzyjne określenie obowiązków usługodawcy. Taki zapis nie tylko ustawia jasne oczekiwania, ale też ułatwia egzekwowanie jakości i terminów.

Odpowiedzialność i ryzyka, o których mówi się za mało

W outsourcingu chodzi o zaufanie, ale samo zaufanie nie wystarczy. To, co naprawdę chroni Twoją firmę, to właściwie opisane zasady odpowiedzialności. Bez tego nawet najlepsza współpraca może po czasie zamienić się w ciągłe tłumaczenie, kto za co odpowiada. Zanim podpiszesz umowę, sprawdź, czy w dokumencie pojawia się jasne przypisanie odpowiedzialności za wady usług, opóźnienia, szkody i brak zgodności z umówionymi procedurami. Wiele firm o tym zapomina, a później okazuje się, że mimo problemów nie mogą dochodzić swoich roszczeń, bo zapis jest zbyt ogólny albo pozwala zbyt łatwo uchylić się od odpowiedzialności. Kolejną rzeczą, o której przedsiębiorcy rzadko myślą, jest obszar danych. Jeśli przekazujesz usługodawcy dostęp do dokumentów, narzędzi, systemów albo informacji klientów, musisz zadbać o ochronę poufności. Brak odpowiednich klauzul może sprawić, że dane wypłyną, a Ty nie będziesz w stanie odpowiednio zareagować. I tu nie chodzi jedynie o RODO, a także o reputację firmy, która jest warta znacznie więcej niż jakakolwiek kara finansowa. Dobrze, aby w umowie pojawił się również zapis o możliwości weryfikacji jakości usług, np. prawo do audytu albo kontroli realizacji zadań. Nie oznacza to braku zaufania, to po prostu odpowiedzialne zarządzanie firmą.

Co zrobić, gdy współpraca zaczyna iść w złym kierunku?

Nawet jeśli na początku wszystko wygląda idealnie, warto przewidzieć, że coś może pójść nie tak. Outsourcing to relacja biznesowa jak każda inna – może się rozwijać, ale zdarza się też, że trzeba ją zakończyć. Dlatego dobrze skonstruowana umowa powinna zawierać opis tego, jak wygląda rozwiązanie współpracy. Zadbaj o jasno określony tryb wypowiedzenia, a także o to, co dzieje się z dokumentami, danymi i materiałami, które usługodawca miał w trakcie współpracy. Ten moment bywa stresujący dla obu stron, dlatego warto, aby umowa gwarantowała płynne przekazanie obowiązków i brak przestojów w firmie. Przemyśl też, czy w umowie znajduje się zapis o karach umownych. Wielu przedsiębiorców traktuje je jak ostateczność, ale prawda jest taka, że stanowią one bardzo skuteczne narzędzie zabezpieczające. Motywują usługodawcę do rzetelnego działania i chronią Twój biznes w sytuacjach, które bez takiego zapisu mogłyby skończyć się kosztownym sporem.

Kiedy outsourcing jest bezpieczny?

Dobrze skonstruowana umowa o outsourcing usług nie gwarantuje, że nigdy nie pojawią się trudności. Za to gwarantuje, że w razie problemów masz narzędzia, które pozwolą Ci sprawnie reagować. To właśnie dzięki zapisom o odpowiedzialności, poufności, zakresie usług i sposobie rozwiązania współpracy możesz prowadzić biznes spokojniej i pewniej. Outsourcing sam w sobie nie jest ryzykowny. Ryzykowny staje się dopiero wtedy, gdy umowa nie chroni Twoich interesów, a Ty polegasz wyłącznie na ustnych zapewnieniach.

Potrzebujesz umowy, która naprawdę zabezpieczy Twoją firmę?

Jeśli chcesz mieć pewność, że dokument chroni Twój biznes, możesz skorzystać z pomocy  kancelarii prawnej UBI IUS. Nasz zespół kancelarii przygotowuje umowy outsourcingowe dopasowane do specyfiki firmy, branży i realnych ryzyk po stronie przedsiębiorcy. Dzięki temu zyskujesz spokój i pewność, że Twoje interesy są odpowiednio zabezpieczone. Więcej o ofercie znajdziesz na naszej stronie.